WellPay / TIETOSUOJASELOSTE 1.1.2024
1.Yleistä taustatietoa
e.Flex Easy Pay Oy ( jäljempänä ”WellPay” ) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa
olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tässä tietosuojaselosteessa
kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä
saa sähköpostitse osoitteesta: info@wellpay.fi- Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 1.1.2024
2. Rekisterinpitäjä
Yritys: e.Flex Easy Pay Oy
Osoite: Sateenkaari 3 E / 02100 Espoo
Puhelin: +358504443648
Y-tunnus: 3147945-6
3. Tietojenkäsittelyn tarkoitus
Käsittelemme yritysten edustajien, sekä WellPay- maksuvälineen edunsaajien henkilötietoja.
Henkilötietoja käsitellään WellPay-palvelujärjestelmän toimesta ja tiedot tallennetaan
tiedostopalvelimelle, jota hallinnoi WellPayn IT-kumppani Avenla Group.
WellPay käsittelee käyttäjien henkilötietoja taatakseen heidän henkilötietojansa turvallisuuden,
sekä erityisesti ongelmatilanteiden ja petosten ehkäisemiseksi, havaitsemiseksi ja välttämiseksi.
Tarvittaessa WellPay käsittelee henkilötietoja järjestelmään kirjautumisen, tietojen salauksen,
salauksen purun, vianmäärityksen, varmuuskopioinnin, muutos- ja ongelmanhallinnan, sekä
mahdollisten tietotekniikkahäiriöiden yhteydessä. Tämä käsittely on tarpeen WellPayhin
oikeutettujen etujen toteuttamiseksi WellPayn palvelujen ja siihen liittyvän IT-järjestelmän
turvallisuuden varmistamiseksi.
4. Mitä tietoja keräämme ja käsittelemme
Käsittelemme rekisterissä henkilötietoja seuraavasti:
Perustiedot:
-Etu- ja sukunimi
-Yrityksen nimi
-Sähköpostiosoite
-Palvelumaksutiedot ( tapahtumahistoria )
-Työnantajayrityksen nimi
-Työnantajayrityksen laskutustiedot
5. Mistä ja miten tietoja kerätään
WellPay kerää kyseiset henkilötiedot ensisijaisesti työnantajayrityksiltä, kun työnantajayritykset
toimittavat henkilötietoja palvelun edunsaajista sähköpostisoitteen muodossa ja joissakin
tapauksessa edunsaaja on itse suoraan yhteydessä WellPayn asiakaspalveluun, jos tarvetta on
vaihtaa palvelun käyttäjätunnusta, salasanaa tai sähköpostiosoitetta.
6. Henkilötietojesi käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietojesi peruste on alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva oikeutettu
etumme sekä palvelun käyttöön liittyvän palvelun täytäntöön paneminen.
Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on rekisteröidyn edustaman asiakas- tai
palveluyrityksen ja yhtiön välisen asiakas- tai kumppanisuhteen hoitaminen ja ylläpito.
Henkilötietojesi käsittelyllä voimme siis palvella sinua paremmin. Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole
osaltasi muita vaikutuksia.
Henkilötietojesi käyttötarkoitus
-Palvelusuhteen hoitaminen, hallinta, kehittäminen, laadun varmistaminen, yleinen tiedottaminen,
asiakaspalvelun toteuttaminen, sekä liike- ja palvelutapahtumien varmistaminen, toiminnan sekä
palvelun toteuttaminen, analysointi, raportointi ja kehittäminen.
-WellPay- maksuvälineen edunsaajien yksiselitteiseen tunnistamiseen. WellPay liikunta- ja
kulttuuriedun verovapauden edellytys on, että palvelutarjoajalla on mahdollisuus tarkistaa
edunsaajan henkilöllisyys. Tämä perustuu veroviranomaisen vaatimukseen siitä, että
henkilöstöedut ovat henkilökohtaisia ja edun käyttäjän on voitava todentaa olevansa hän, jolle etu
kuuluu.
-WellPay mobiilisovelluksen rekisteröityneen käyttäjän tunnistamiseen ja käytön
mahdollistamiseen.
-Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisemiseen ja selvittämiseen, sekä tietoturvallisuuden
varmistamiseen.
-WellPayn vastuullisuuden toteuttamiseen, sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten
mukaisten velvoitteiden hoitamiseen
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on
tallennettu tietojärjestelmäämme, jota tietoteknisesti ylläpitää ja hallinnoi WellPayn IT- kumppani
Avenla Group. Tietojärjestelmän tietoihin on pääsy vain sellaisilla asianosaisilla henkilöillä, jotka
tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on työtehtäviä varten
käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käyttöoikeudet määrittelee WellPayn
vastuuhenkilö yhdessä tietojärjestelmän pääkäyttäjän kanssa. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet
on toteutettu suljetulla verkolla. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein.
8. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet
Henkilötietojasi säilytetään asiakas- tai kumppanuussuhteen voimassaolon ajan. Suhteen
päättymisen jälkeen henkilötietojasi säilytetään enintään viiden vuoden ajan. Huomioithan
kuitenkin, että henkilötietojasi voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli
sovellettava lainsäädäntö ( esim. kirjanpitolaki tai tuloverolaki ) tai meitä sitovat
sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
9. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:
-saada tieto henkilötietojesi käsittelystä
-saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot
-vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
-vaatia henkilötietojesi poistamista
10. Yhteydenotot
Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset
tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse
osoitteeseen: info@wellpay.fi tai soittamalla WellPay- asiakaspalvelun numeroon: +358504443648